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电力科学研究院内部控制完善建议

时间:2021-4-7 11:48:26  作者:  来源:  查看:0  评论:0
内容摘要:1. 优化内部控制环境 1.1 建立风险管理委员会     建议 H 电力科学研究院根据国家电网“三集五大”体系建设为基础,根据内部组织机构的实际情况调整内部控制环境,科学合理地对决策和执行职责进行分工。健全管理运行机制,完善内部...

1. 优化内部控制环境 

1.1 建立风险管理委员会

     建议 H 电力科学研究院根据国家电网“三集五大”体系建设为基础,根据内部组织 机构的实际情况调整内部控制环境,科学合理地对决策和执行职责进行分工。健全管理 运行机制,完善内部控制组织体系,保证 H 电力科学研究院实现战略目标。

    H 电力科学研究院设立风险管理委员会。由总经理或者其他合适的人才(比如懂得 风险和风险管理、富有丰富的工作经验、具有较强的沟通能力等)担任组长,负责 H 电 力科学研究院的内部控制统筹工作。由于财务资产部一直在探索内部控制建设情况,建 议内部控制办公室设立在财务资产部,负责内部控制的日常组织与协调工作。通过设立 风险管理委员会和内部控制办公室,一方面,可以表明 H 电力科学研究院对内部控制的 重视,另一方面,对于 H 电力科学研究院的经营活动有效实行,并且可以严格落实和监 督内部控制相关制度和规定的实施。风险管理委员会下设工作组,组织各个部门的负责 人学习内部控制知识,并让其担任所在部门的小组组长,根据实际情况,各个部门设置 内部控制专职人员,负责识别、评估本部门的风险。通过设置部门管理小组,提高各个 部门的管理效率。除此之外,H 电力科学研究院可以招聘专业的风险管理人员,协助风 险委员会实施全面风险管理活动。从而,H 电力科学研究院建立完整的公司治理结构, 提高 H 电力科学研究院对各种风险的控制能力和水平。

1.2 加大人力资源管理力度

    优化薪酬结构,把基本工资与福利进行结合,提高薪酬灵活性,部门管理人员结合岗位性质制定相应的薪酬结构。此外,建议各个部门的负责人作为本部门的绩效管理者,

对于考核指标的合理性、可操作性负责。每年年初签订岗位绩效考核责任书,对于岗位 责任进行最大程度的量化,每年年底由党委资源部和部门领导综合考量进行考核打分, 合理区分员工绩效,提高绩效考核有针对性和有效性;对绩效考核的结果进行深度沟通 和改进,对绩效考核的工作执行情况进行审核,充分体现绩效管理工作所带来的激励、 约束的作用;建立退出机制并将其作为绩效考核的辅助手段,并以绩效考核结果为依据, 对于长时间无法满足岗位职责目标需求的员工采取调改工作岗位的方法来保证人力资 源管理的活力。

此外,对于本部门员工绩效评价、绩效反馈和改进,切实强化员工考核的结果,将 考核结果落到实处,并且加强对于考核结果的利用。为了进一步提高 H 电力科学研究院 职员们对于工作的热情度,H 电力科学研究院在员工的奖励方面,可以采取多种手段并 行,不仅包括物质层面的奖励还需要包括精神层面的奖励。比如,H 电力科学研究院对 于有突出贡献度的员工,根据员工的客观需求和个人特点给予不同性质的奖励,比如, 针对收入较低的员工,可以给予物质奖励,而对于收入较高的管理层给予精神奖励,比 如可以采用公告栏的方式,对于有贡献的员工进行宣传,从而使员工获得成就感,提高 工作积极性。采取以人为本的管理策略,了解员工的个人需求,根据在 H 电力科学研究 院实际情况,注重对技术员工身心关怀,定期开展员工座谈会,了解员工需求,充实弹 性福利菜单。从而,加强员工的责任感和企业归属感,将自己当成公司的主人。

1.3 落实企业文化

    基于国家电网公司统一部署,根据 H 电力科学研究院的情况的做好企业文化建设。 首先,管理层重视企业文化。管理层在企业文化建设会产生十分重要的作用。他们的综 合素质对企业文化的建设和成效起着引导性。因此,H 电力科学研究院管理层必须跟上 时代发展,不断学习,注重自身修养。对于 H 电力科学研究院的行为准则、规章制度等, 首先要从自身做起、自觉遵守,自觉维护企业文化。其次,关注员工的生活,凝聚员工 的向心力。H 电力科学院管理层要做实事,尽一切努力解决困难问题,了解员工的生活 水平,丰富员工的精神活动。此外,提高职工群众的参与程度,采取有效措施,比如对 于积极参与院内活动的员工给予奖励。从基层做起,吸引广大职工积极参与,打好企业 文化建设的群众基础。最后,H 电力科学研究院应当定期举办企业文化座谈会,全面介 绍企业文化,比如企业文化包含几部分,每一部分的具体内容,了解员工对于企业文化 的看法,倾听他们内心的想法,以及对于企业文化不了解的地方,并且进行详细讲解, 以使企业文化做到真正的落地,真正的被员工所了解,认同,从而激发员工工作积极性, 为企业发展做出更大的贡献。

2. 健全风险评估机制 

2.1 加强风险防范意识

    风险管理有效实施的条件是提高风险防范意识。H 电力科学研究院管理层及全体员 工应了解风险管理的重要性。建议 H 电力科学研究院管理层主动学习风险防范意识,关 注市场变化,对企业内部的非常规现象也要给予足够的关注,积极防范内外部风险的发 生。此外,应加强对员工的风险防范教育,加强对风险理念的宣传工作,比如定期开展 风险防范知识座谈会。进一步明确部门责任,全面识别潜在风险,保证风险发生时有对 应的人员负责,消除权责不清晰的真空地带。 

2.2 完善风险应对策略

    虽然 H 电力科学研究院具备独立性,但是风险评估机制尚未建立。由于对风险信息 掌握的不及时,风险评估往往存在滞后性,并没有发挥应有的作用。因此完善风险管理 机制就尤为重要。建立风险应对机制,依据《国家电网有限公司全面风险管理与内部控 制办法》的相关内容,依据成本效益原则、企业经营目标,制定符合本院的风险应对机 制。要将风险应对工作落实到日常工作中。要加强对员工的风险知识培训,了解本部门 以及所在岗位可能存在哪些风险。最后,对已发现的风险点,要根据实际情况深层次查 找原因,明确责任部门,制定解决措施,在具备可操作性后,编制风险预防及解决方案, 并有序跟踪,严格落实。

    在进行风险应对之后,跟进风险管理结果,如果不合适,需及时进行改正和完善, 制定最适措施,以此提高风险的管理效率和管理效果。

     根据成本效益原则,财务资产部继续负责预算管理工作,但是需要明确岗位职责, 并且加强工作能力的提升。各个部门根据部门实际情况,全面考虑可能发生的情况。预 算管理岗位审核部门预算方案,对于认为不合理之处和部门积极进行沟通,并且及时进 行调整。在预算执行过程中偏差产生时,及时提醒相关业务部门。并且询问和查找预算 偏差的原因,做好预算调控。事后对于预算管理中出现的情况进行总结,强化监督作用。 此外,为了更好地进行预算管理,可以将预算偏差率纳入部门负责人业绩考核,并且作为一项重要指标。针对预算偏差率超过 5%的部门,由部门负责人出具预算偏差报告,

说明具体原因。通过全面预算管理,必然 H 电力科学研究院各个部门认识到预算管理的 重要性,只有从根本上提高预算管理岗位的责任心和各个部门对于预算管理的认识,才 能更好地落实预算管理制度,才能减少预算管理出现偏差的现象。

     前文分析由于信息系统原因,导致预算进度提醒不及时。因此,建议 H 电力科学研 究院升级财务管控系统。在升级财务管控系统前,还应要求各部门积极参与、相互配合。 了解各个部门在使用财务管控系统中遇到的问题,以及有哪些建议,使 H 电力科学研究 院每个职能部门都能参与预算管理。为了更好的发挥财务管控系统的作用,预算管理岗 位负责人提醒各部门及时将数据录入到系统中,方便检查核对,了解预算执行情况,保 证各部门的实际支出与预算支出处于平衡状态。

      H 电力科学研究院作为国网电力公司的子公司,每年会与其他电力科学研究院进行 排名比较,因此为提高 H 电力科学研究院的管理和经营水平,其企业内部控制的建设将 会是关键。首先要从内部控制制度着手,从而规范 H 电力科学研究院的内部控制,才可 以强化管理层、决策层以及基层员工的内控意识,令内部控制工作有依据可行。H 电力 科学研究院应当建立独立的内部控制手册。内部控制手册建设过程中,可以邀请内部控 制专家,电力科学研究院中对内部控制熟悉的员工组成专项小组,切记生搬硬套,而是 根据 H 电力科学研究院的实际情况进行手册的编制。编制完成后,组织员工系统学习并 严格执行手册内容。

      完善沟通渠道是提高沟通水平的手段,只有拓宽沟通渠道才能保证沟通畅通、高效的进行。应当首先使员工了解内部控制的规定,对于新制度,责任部门要积极开展宣传

工作,通过 H 电力科学研究院的内网给予员工提醒。随着信息化时代的到来,H 电力科 学研究院多利用网络通讯,充分利用微博、微信、微视和客户端平台。比如建立公众号, 公众号可以定期推送内控制度以及上级传达的文件,也可以建立微信宣传群。对于新下 达的文件及时在微信宣传群进行宣传,并且事后对于相关文件内容进行考核。

     横向沟通应当使层次相当的各个业务部门之间及时地、定期地进行信息传递和交 流。一方面,提高各个部门及时沟通的意识,可以将横向沟通纳入绩效考核标准,通过 赏罚来提高员工对横向沟通的重视,责任到个人,明确责任归属。另一方面,还可以部 门与部门之间定期或者不定期开展茶话会,了解其他部门对本部门不了解、以及在工作 中存在不足的地方,并且诚恳的听取他们的一些建议,及时改进。 

    建立自下而上的信息沟通渠道。基层员工能及时发现企业的经营问题,最快获得准 确信息。建立健全信息管理制度体系。针对具体部门在执行过程中发现存在无可行性或 不合理性的具体规定,进行积极反馈并修改完善,甚至对制度细节进行深入探讨。管理 层要想尽快了解上述信息,建立定期沟通反馈机制,一般来说,员工会提供他们所掌握 的信息,直到他们确信领导有诚意接受这些信息。因此,向上沟通不仅仅要有一个开放 的绿色通道,而且需要领导能够虚心倾听,建立集思广益的氛围。管理人员应当建立保 护措施,比如采取匿名填写意见的方式,打消员工的顾虑,成立相应的奖励制度,激发 员工向上层及时、准确的反映真实有用的情况。

     建议 H 电力科学研究院进一步加强信息系统的应用,推进各信息系统的数据集成。 通过各业务信息系统的数据收集来完成各类控制工作,尽量减少人为控制、人为干预。H 电力科学研究院应构建全方位的管理平台,对于信息系统控制,通过开展信息技术人 员职业资格培训,后续教育等方式培训一批优秀的信息技术和信息管理人才;通过合理 的职责分工、制定统一的操作流程、编写相应的文档记录等降低信息系统可能存在的风险,最终提高信息使用效率,打破“信息孤岛”,实现资源共享。

    根据 H 电力科学研究院的具体情况及发展状况,首先应设立内部审计部门,不应完 全依赖上级单位的审计。独立性是内部审计所必须的。为了内审工作的公平性,内审部 门首先要保持独立性,职权与其他部门分开,直接归属院委会管理,提高内部审计部门 的地位。H 电力科学研究院领导应给予审计工作足够重视,严格保证审计质量。注重内 审人员的知识水平和业务能力。此外,对审计人员进行思想方面的培训,使审计人员保 持思想上的独立,公正、公平的执行审计活动。内部审计工作人员保持客观立场,选择 合适的时机等加大与其他部门的沟通。从而,更好的发挥内部审计工作监督职能。

其次,保证内部审计人员的充足,了解到 H 电力科学研究院内审人员只有两位,一 位即将退休,一位刚刚入职,人手不足。可以向国网 H 省电力总公司申请调配经验丰富 的人员充实到内审队伍当中。

最后,重视内审人员的教育与培训,提高内审人员对业务的熟练程度。建议 H 电力 科学研究院拓宽学习渠道,不仅仅局限于国网公司组织的培训。除了国网公司的培训之 外,H 电力科学研究院可以与其他省份二十六所电力科学研究院兄弟单位进行交流,也 可以根据 H 电力科学研究院的情况,邀请相关领域的专家,比如会计师事务所具有丰富 审计工作经验的工作人员具体讲解审计工作的重难点。通过学习,不断更新其专业知识, 确保 H 电力科学研究院内审的工作能够更加顺利、健康的发展。 

  

 


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