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提高高校财务管理信息化水平的对策

时间:2021-3-31 14:59:26  作者:  来源:  查看:0  评论:0
内容摘要:1. 优化预算管理系统,加强内部控制管理    打破传统的预算编制思维,以精细化管理为目标,形成事前管理、事中控制、事后监督的管理结构,巩固内部控制主体核心,就要建立起科学、全面、合理的预算管理系统,完善财务管理制度,促进财务管理信息化发展。  &n...

1. 优化预算管理系统,加强内部控制管理

    打破传统的预算编制思维,以精细化管理为目标,形成事前管理、事中控制、 事后监督的管理结构,巩固内部控制主体核心,就要建立起科学、全面、合理的预 算管理系统,完善财务管理制度,促进财务管理信息化发展。

    重庆理工大学程平教授为“云会计”这一名词下了定义:“云会计是通过云计算 的技术和理念构建出的为企业提供会计核算、管理以及决策的会计信息系统”。云会 计平台通过其强大的储存和计算能力,能快速、简便的提供财务决策服务,是庞大数据处理的基础设施,特别是在预算编制及管理方面。通过与各个端口相连接的网 络渠道,将各部门预算编制信息上传至云端存储服务器,改变以往所有年度项目打 包成一个总项目的粗放型编制方法,将各预算明细录入其中,实现精细化管理和控 制。要真正搭建这样的云会计平台,结构设计非常重要。以信息化的思维重塑学校 的管理,充分利用先进的大数据技术与云技术建立云会计平台,分析学校发展和教 学、科研数据,针对实际情况制定预算方案,真正做到信息化技术手段与预算管理 平台的统一结合。预算通过下达后,需要对预算执行控制进行动态关注,实现预算 在运行过程中数据的上传下达,使得预算管理从目标的制定至最终的考核、评价环节都有据可依。 

    基于“云会计”系统下的预算编制模式,各部门之间通过云 端存储服务器实现数据共享,而且通过标准格式的数据上报,直接将预算数据上报 到云端存储,避免人工操作产生的差错,减少预算编制财务人员的工作量,提高准 确率。在二层机构编制预算的这个最初环节,财务人员可以通过这一系统参与到预 算编制中,增加预算编制的合理性和合规性,降低预算差异率。通过电子化的数据 传输,大大提高信息共享速度,而且可以让工作人员和领导对预算的编制和审批不 局限于办公室这一场所,通过网络登录系统平台可以及时对部门上传数据进行修改 和审核反馈。基层预算意见能够直接反应到上级领导层,上级领导层也能对预算意 见进行直接批复,既维持基层教职工的工作积极性,也能让领导层从宏观统筹学校 资源,实现内部控制有效的控制活动和信息沟通。同时,审计部门也可以对全过程进行风险控制和监督。

    为优化后的预算信息系统提供运行保障的是将预算执行进度考核纳入部门年度 绩效考评中,从每年的3月份起对全校各部门绩效进度进行考评,第一季度预算完 成度需达25%,第二季度需达50%,第三季度需达75%,第四季度需达95%以上。前 三季度不能完成预算进度的,需汇报情况说明,年底部门预算完成度不能完成95% 的部门,该部门负责人要汇报情况说明材料和整改方案。通过建立部门负责人问责机制,加强预算精细化管理,提升学校内部控制建设,提高资金使用效率。 

2. 建立合理评估考核体系,落实督导评估

    高等院校财务管理信息化绩效评估体系不应以基础设备、信息资源建设为导向,而 应以系统的持续运行发展与学校自身管理能力的提高为目标、多重要素相结合的指标体 系。要将现实中物力、人力、财力的投入转化为实际的管理效能,要在系统中建立绩效 评估机制:在预算执行方面,将年度预算差异率纳入绩效考核中,对没有完成规定预算 进度的部门,扣减该部门绩效总分,全年绩效执行进度不足95%的部门,扣减第二年相 应比例的预算;在经费使用方面,把项目经费投入情况、项目完成率情况等纳入评优评 先和达标考核的范畴,并根据完成情况给予奖励,在下一次项目申报时优先考虑;反之, 没有在预算期限内完成项目进度的,给予惩处,且影响下一次项目申报。在业务审批、 会办流转方面,根据业务的紧急程度,设置“普通"“加急”“特急"等缓急标志,并加 入办理时限要求,对在规定时间内没有完成的文件审核进行记录,纳入部门或个人年终 绩效考核。同时,引进高等院校财务管理信息化督导评估机制,比如聘请第三方定期评 估的方式,从与高等院校无关联的社会机构中选取督导机构。督导机构不仅要履行有效 监督的责任,更重要的是要及时与学校进行沟通,把督导评估过程中发现的问题及时反 馈给学校,要比照已建立的评价指标体系进行逐一复查,查漏补缺,引导学校从多方面 思考和认识到问题产生的原因,归纳整理总结,尽早找出问题的核心症结,及时进行整 改,使高校财务管理信息化督导评估落到实处,有效促进信息化建设,从而提升高校管理能力,提升高校办学水平。 

3. 构建财务信息交换平台,满足各职能部门的信息需求

    因为财务处是学校资金进出的关键部门,各部门对财务信息需求的有着非常高的及 时性和准确性要求。因各职能部门的管理方式不同,建立的信息化软件系统不同和起步 时间不同,造成了各职能部门系统之间数据不能连通和传输,形成“信息孤岛”,对学 校内部控制造成一定的阻碍,所以需要构建数据交换平台。

    财务信息交换是指相关方可以根据自身需求很容易获得并分享财务资讯。要实现这 个目标,首先是对各职能部门业务系统中已有的数据进行整理,选择对财务处有使用价 值的数据导入信息交换平台。其次,对导入的职能部门的数据进行有效使用,建立起符 合财务流程使用的信息模块。最后,将财务处的财务信息进行提取和整理,传输到信息 交换平台,让相关部门系统能进行数据读取。这样可以实现不同信息系统之间的数据传 输,提高数据的准确性和利用率,也提高了各职能部门的工作效率,加强财务管理控制。 铺租管理为例,国有资产管理中心将铺面信息如编号、名词、合同期限、 月租金额、承租人姓名等上传至财务信息交换平台,财务收费系统通过平台读取对财务 处有用的信息如承租人姓名、月租金额等,导入并建立初始收费信息。在月末的时候, 财务处将收费系统数据保存、对账,将已缴铺租金额、缴费人、缴费时间、发票编号等 信息上传至财务信息交换平台。交换平台通过承租人姓名及有效证件进行数据匹配,整 理出铺面租金收入情况,发送至国有资产管理系统,满足国有资产管理中心对财务系统 的需求。财务人员仅需要核对银行入账单和相关账户的银行账,而不需处理铺租清算的 业务,这样既能增加数据准确性和及时性,又能促进信息有效沟通,大大降低冗余步骤,提高工作效率。

 4. 建立数据格式标准,实现财务数据有效沟通

    信息沟通贯穿整个财务流程,它虽然不是具体的业务但对各业务有很重要的串 联功能,应引起高度重视并作为一个重要项目来开展。信息沟通不顺畅,财务信息 化建设无从谈起。要推进财务信息化建设,就要提升财务信息传输效率,首先要在 财务信息服务模式上进行创新。打破原有的数据隔阂,确定数据标准,建立起互相 连接的数据沟通路径,实现数据共享,消除“信息孤岛”现象。 Y高校采购流程中就存在重复工作的流程问题。因系统数据不连通,所以财务处与国有资产管理中心的数据只能通过人工处理的方式进行传递。财务处在录入国 有资产管理中心送来的纸质数据时,重复大半部分前一个环节的信息输入,重复工 作步骤不仅浪费人力物力,还造成工作节奏拖沓,阻碍财务相关信息沟通,降低资 金使用效率。为了改善这一情况,应在经济业务最初环节建立数据录入标准口径, 让下一环节可以直接读取上一环节的共享数据,减少重复工作。在资产采购中的初 始环节,国有资产管理中心就应根据全流程的需要,建立起标准资产采购信息单, 建立信息共享平台,与财务处、设备使用部门实现信息共享。一旦信息渠道建立并 打通,就可以进行及时的数据更新,通过系统的查询界面,让采购申请部门了解到采购进度,对各种突发情况进行调整。 

5. 建立财务信息共享平台,推动网上报账和电子审批的发展

    随着高校持续发展,业务范围越来越广,资金规模不断增加,财务部门与各职 能部门需要交换的数据会越来越多,传统的数据传递不但工作量大、耗时长、效率 低,而且错误率高、机动性差。为了改变这一现状,就要将需要传递的信息集合到 信息共享平台上去。高校的财务信息共享平台就是将部门的各种业务与财务信息结 合起来,把教育教学、科学研究、国资管理、人事管理等各种业务经济活动所产生 的财务信息经过数据共享平台的进行处理,满足高等院校财务管理的要求。在原有 的财务信息系统基础上,再开发适应学校发展需求的新部分,例如实时更新代收费 账户的动态数据、报账业务进度信息查询、差旅费报销网上审批、科研项目网上办理等,不需再通过人工环节来交流,即节约时间,又降低财务工作人员的工作量, 提高工作效率和信息利用率。同时,将网上报账平台与数字校园中的网络办公平台 架设连接,将业务审批与财务审批结合起来,例如预算编审、薪酬劳务发放、资产 采购审核等业务,实现线上操作,提高各部门信息流转速度、减少信息失真,从而 实现运用财务信息共享手段增强财务管理能力的目的。

    高校流程再造的动力是落后的财务业务流程己不适应学校高速的发展规模和持续扩宽的经济业务。例如在差旅费报销这一最常见的经济业务中,Y高校还保留在人工传递审批材料的阶段,明显已不符合现阶段学校发展要求。随着学校多校区的发展趋势,网络报账的方式是大势所趋。通过建立财务信息共享平台,教职工的出差审批、差旅业务材料等都可以上传到平台中,方便财务人员审核和查询,而且克服了以往其他校区报账员必须到主校区现场报账的缺点,打破空间限制。 当然,网络报账和电子审批系统的建立必须与高校内部控制制度相符,特别是高校财务管理方面要重点关注。高校财务管理是资金正常运转的保障,因此对资金使用 情况的监督十分必要。高校信息系统中根据使用者岗位性质的不同设置相应的权限, 将内部控制制度与信息系统相结合,将资金内控落到实处,而且系统对资金流动、授权过程进行监控,降低违规操作的风险。涉及资金量大的业务,需要多部门共同审核,待授权生效后才能支出资金,财务信息系统会对全流程进行监控,并设置时效期限对 相关经办人员发送提醒。内部控制制度的建立是财务管理的基础,也是财务管理信息 化建设的起点。系统的岗位权限设置以内部控制制度和财务管理制度为依据,根据“不 相容职务相分离的”的基本原则授予权限,作到资金有效监督的建设初衷上来。 

6.  引进复合型人才,重视员工教育,提升财务人员素质

    所有的制度改革,都要每一位工作人员的配合,财务人员的素质水平的高度会对改 革效果产生直接的影响。学校财务管理整体水平受人员素质的影响,财务工作质量的高 低直接影响学校全局规划发展的走向。优秀的财务团队能提供高质量的财务业务服务, 帮助学校实现财务目标;反之,低质量的财务业务服务会影响财务目标的实现,甚至让 学校陷入财务危机。所以,财务人才的储备非常重要。在财务管理信息化建设中,如何 建立高质量的人才团队,具体表现为注重引进会计复合型人才、关注在职人员的后续培养、坚持终身学习这三个方面。

    (1)引进既有财务专业知识又有计算机信息技术的会计复合型人才是人才革新的 重点。大数据时代来势汹汹,互联网技术蓬勃发展,随着科技水平的不断提高,机器人 和人工智能的发展终会将财务人员从传统的机械、重复的核对工作中解放出来,成为财 务机器人的管理者。在现阶段财务信息化建设中,随着建设进度的不断推进,对人才的 要求不断提高,所以人才队伍的革新的重点就是吸引具有财务实务理论和信息技术的复 合型人才,为高校财务管理信息化建设注入新思维新血液。

    (2)注重财务人员后续培养是实施财务管理信息化的重要因素。财务工作的关键 是工作人员,一名又一名的财务人员组成了财务业务流程,大家按照职务的分工在自己 的岗位上认真履职,各岗位职责明确、环环相扣。财务信息化系统促使财务人员从机械 操作向综合管理方向转变,具体表现在工作的重点由传统的票据核对和金额核算拓展到 账务处理、网上支付等,这对财务人员的素质提出更高的要求。对在岗财务人员的后续 培养中,不能局限于财务专业知识和法律法规的培训,还要增强计算机信息知识教育, 如系统的操作、管理与维护等,提高系统操作熟练程度。只有具备了计算机信息相关技术,才能提供更优质的财务服务。

    (3)坚持终身学习的理念是提高财务人员素质的最高目标。在未来,人工智能时 代的到来对财务会计行业的就业产生巨大的冲击,未来财务机器人将会代替人类进行票 据审核、凭证录入等工作,大批基层财务工作者将面临失业的危险。而现在,财务管理 信息化建设要求人们不要局限于学习财务专业知识,同时要了解、学习各种先进的技术 和操作。财务人员在长期的工作中,很容易被固有模式束缚,将思维禁锢在条条框框里, 这是不利的。因此,财务工作人员需要从这种束缚模式解脱出来,坚持不断学习、终身 学习的理念,培养敏捷逻辑,激发创新思维和创造能力,增强自身适应性和综合实力,以应对未来可能出现的各种挑战。     


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