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高校财务信息化现状

时间:2021-3-31 14:54:35  作者:  来源:  查看:0  评论:0
内容摘要:    Y高校创建于1945年,属于广西区内成立较早的新建本科院校,是区内高等教育综合改革的四所试点高等院校之一,是区内唯一的应用型本科试点高校,是区内高校整体转型发展试点院校,是广西应用型本科高校联盟理事长单位。Y高校目前有东、西两个校区,占地约1800亩,...
    Y高校创建于1945年,属于广西区内成立较早的新建本科院校,是区内高等教育综 合改革的四所试点高等院校之一,是区内唯一的应用型本科试点高校,是区内高校整体 转型发展试点院校,是广西应用型本科高校联盟理事长单位。Y高校目前有东、西两个 校区,占地约1800亩,发展潜力巨大。学校2007年在教育部本科教学工作水平评估中 被评为合格单位,获得17个优秀和2个良好的优秀成绩。在2016年,教育部数据中国

“百校工程”合作院校中也有提名,学校与曙光信息产业公司共同成立大数据学院和大 数据应用协同创新中心。2009年批准进行硕士学位授权点建设,2013年被授予广西新 增硕士学位授权建设单位,2014年被授予广西新增硕士专业学位授予权建设单位。学校成立后,实现了资源整合,着重打造特色专业,现己发展成为一所包含普通本科教育、 高职高专教育、成人高等教育和留学生教育等,具有教师教育特色的综合性本科院校。 Y高校是一所依靠培养专业的中学、小学、学前教育阶段的师范类人才为优势高等院校。不断扩大的办学规模和不断提升的业务需求,意味着学校财务管理工作具有多样性、复杂性、大规模性的特点。 

    学校按照教学和管理的相关要求,将组织结构分为四个部分:党务和学校事务 管理机构、教学教辅科研机构、群团组织、其他组织。党务和学校事务管理机构包 括党委办公室(校长办公室)、纪委监察室、人事处(离退休办公室)、财务处等17个部门,教学教辅科研机构包括18个二级教学学院、教育技术中心(实验设备中心)、 大数据研究院等22个机构,群团组织包括工会和团委,其他组织包括校友会、校医 院等4个部门。各部门根据自身经济业务的需要, 通过自主研发或外部引进的方式建立了本部门的信息管理系统,对本部门的业务进行信息化管理。 

    从党的十八届三中全会后,政府宣布“建立权责发生制政府综合财务报告制度”的重大改革措施。2017年10月24日,财政部发布《政府会计制度——行政事业单位会计科目和会计报表》,该制度自2019年1月1日起施行。2018年2月,财政部发布《<政府会计制度——行政事业单位会计科目和会计报表>与<行政单位会计制度><事业单位会计制度>有关衔接问题处理规定的通知》。这两份文件的颁布,标志 着政府会计改革的号声已经吹响。高等院校会计作为政府会计的重要组成部分,新 制度的相继****和实施对高校财务管理和核算的有着非常重大的影响,通过贯彻实施新准则和新制度,构建起“财务会计和预算会计”适度分离并相互衔接的会计核 算模式,进一步促进高等院校加强财务管理,规范财务行为,提高成本意识,从而 提高资金使用效益。新政府会计制度的****对高等院校财务管理信息化建设提出了 更高的要求,应充分把握这一难得的发展契机,大力推动财务管理信息化建设。

    加强财务信息化建设不仅是响应国家号召,也是学校发展的自身需求。面对Y 高校发展的蓬勃势头,学校财务管理工作也面临着许多新挑战。一方面,学校正处 于建设特色本科院校的加速时期,逐年增长的预算规模增加了学校财务管理工作的 难度;另一方面,如何对庞大的资金规模进行有效监控,避免资金沉淀、增加资金 使用效率,这是对财务信息系统的新要求。

    从2015年起,随着Y高校教学的持续发展,教学改革的不断深入,学校在教学 经费方面的投入持续增加。2016年收入总额增长率为3%,支出总额增长率为1%; 2017年收入总额增长率为1%,支出总额增长率为2%,总体呈现平稳增加的态势。 在2018年,为响应国家建设“双一流"高校的号召,学校多方扩大筹资渠道,加大 经费投入,积极投入一流学科建设热潮中,重点打造品牌特色专业,收入支出规模 大幅度增加,收入增长率为18%,支出增长率为15%。面对这样的现状,原有的财务 管理系统功能局限状态逐渐暴露,缺少在项目分类管理、资金细化管理、进度实施 监控的功能,已不能满足庞大的资金规模管理需要。这些需要及时反馈项目部门而 系统处理不了的信息需求问题,只能通过人工方式操作,对系统的零散数据进行收 集、筛选和整理,费时费力,降低财务工作效率。

     由于经费规模的增加,学校建设速度加快,“好钢要用在刀刃”是学校领导层倡 导的理念,这就对评价指标的实时监控显得尤为需要。例如本科教学日常运行经费 占比是学校评估本科教学经费投入情况的重要指标,具体的方式是计算本科教学日 常运行经费占教育事业费拨款与本科学费收入之和的比例,通过对比例的监控,控 制教学日常运行经费投入规模,保证现阶段学生规模下的日常经费投入,同时将剩 余资金充分利用到教学改革上,适当控制资金在日常运维和教学改革上的投入,充 分发挥资金效益。在进行每年度的LLfffJ分析时,常常需要花费大量的时间进行数据 整理,由于工程量大数据繁琐,对于这个重要的评估指标,学校只能半年或者一年 上报一次,数据往往带有滞后性,非常不利于财务领导或校级领导层作出及时决策,也不利于学校经费的有效利用。

    随着财务信息需求要求的不断提高,高校财务管理信息化建设也显示出越来越 重要的支柱作用。首先,高校财务管理信息化建设有利于提升学校管理水平。通过 财务管理信息化建设,建立信息化平台对校内信息整合和传递,实现了财务工作的 即时性和多样性,使信息传递速度加快,实现成本节约。同时,高校财务管理信息 的中心数据库建立、办公自动化、网络专线等有效整合,也将财务人员从繁重枯燥的机械工作步骤中解放出来,投入到更具价值的工作中去。利用财务信息管理系统, 对以往需要设专人专岗来统计的数据嵌入到系统中,使数据统计成为轻松的常态工 作,培养财务人员新的工作习惯。其次,高校财务管理信息化建设有利于实现学校 各部门资源共享。实现校内外信息有效沟通和共享,改变过去闭门造车的习惯,由 封闭性走向开放性,实现财务服务的转变。最后,高校财务管理信息化建设有利于 为领导层提供决策依据。通过高校财务管理信息化建设可以为领导层提供可靠且准 确的财务决策依据,将传统的财务数据经过系统的整合和筛选,根据决策需要汇总 出各种不同的财务数据方案、测算运行成本和教学投入比例,预测下一年开支情况,

为学校领导层的决策提供科学支持。

    现阶段Y高校预算编制主要是滚动预算编制方法,以年度为单位进行预算编制。 学校会对重点领域进行投入,如硕士点申报工作、小学全科教师培养计划等方面, 按照统筹科学、公平公正的原则,根据政府公共财政政策的要求,结合自身资金管 理现状,对预算项目进行分类。根据财政管理部门的要求,校内预算细化到部门的 二级科目,如教学部门的研讨会会议费、学生工作处的大学生展演活动经费等。Y 高校为响应国家对广西农村中小学全科教师的培养计划,采取各项措施加大预算资 金管理执行力度,增加培养投入经费。学校预算执行进度每季度末在学校办公会公 布,汇报预算资金执行情况,充分起到督促和提醒的作用,使得Y高校预算资金情况有了较大改观。

    但是Y高校在预算管理方面还是存在不足的地方。Y高校未建立预算编制论证 体系,每年度的预算编制几乎都是各个职能部门负责编制自身的预算,并且由预算 编制部门的领导审批通过,之后就直接交给财务处编入学校预算中,此环节缺少学 校领导层审核,是内部控制中控制活动环节出现漏洞。在项目确立和预算编制的过 程中,对于一些重大项目仅依据申报部门的意见就拍板定论,部门之间沟通不足, 也较少进行学校领导层面的讨论,缺乏合理性。现阶段学校已对此情况进行整改, 在“二上”编制预算时,全校预算草案经学校领导层会议讨论后通过,但由于“一 上"审核时缺少宏观方面的引导和把控,在教学研讨会、辅导员提升培训等费用方 面仍存在不同意见。除了在预算编制步骤中存在不足,在工作人员素质上也存在缺 陷。由于各个部门中预算报表的编制人员水平参差不齐,很多都是照搬往年的预算方案,对已有的项目和新增的项目缺乏规范评定,经常造成一些虚列的预算资金。 由于每年度的预算执行进度与该经费主管部门绩效考核有着紧密的关联,所以在年 末的时候经常出现各个部门为了完成当年度预算计划“突击花钱’’的问题。同时有 部分职能部门夸大资金需求,为暂时不会开展的项目申报了预算资金,仍抱着“不 管项目能不能开展,先将经费申请下来”的错误思想,影响了预算资金的使用效率。 这些都直接或间接的导致了学校预算执行进度慢、执行率不高的问题,造成一定程 度的资金流失和资源消耗。受上述因素影响,Y高校近三年年度预算差异率的平均值在6.7%左右。 

    因Y高校预算规模有限,又是学校办学转型的关键时期,资金十分紧张,对预 算编制的准确性要求在较高水平。原有的粗放式的预算编制方式,已经不适应现在 精细化的预算编制要求。财务信息化建设有利于实现预算精细化的编制,系统能够 为基层和领导层的有效连接创造条件。纵向方面,建立的预算编审平台方便基层反 映日常支出和专项运行计划需求,也方便管理层从宏观全局对资金进行分配;横向 方面,利于各部门负责人了解平级部门的本年度业务方向,对不符合未来发展方向 的自身业务进行调整。

    而且在预算编制耗时方面,因为各个部门情况复杂,具有本部门特殊性,所以 从收集部门资料到编制预算建议草案,再到最后形成上报预算数据形成正式文件, 整个过程需要耗费三四个月甚至半年的时间。因为预算编制时需要的基础数据覆盖 面非常广,对于一个业务众多、规模不断扩大的高等院校,形成一份统筹全局、配 置优化的预算草案除了需要全校各个部门的通力合作之外,财务工作人员也默默付 出了许多汗水和努力。虽然目前校内办公网络已实现校园数字化办公,但是在预算 编制或者预算管理的过程中,财务人员还是只能依赖于word、excel来克服预算流 程中由于系统连接不畅造成的数据断层,通过人工处理的方式进行数据更新。伴随 着学校业务需求的不断增加,办学规模的不断扩大,传统的只能以人工操作的来进 行相关数据处理的落后方式,明显已不适应现下学校的飞快的发展速度,不能适应更高质量、更高要求、更高效率的预算管理要求。 

    在“数字校园"这一办公系统中,购入的10个模块,已使用模块6个,未使用模块4个,使用率仅为60%,而且仅有教务系统和学工系统完全实现信息化流转。 财务审批系统内嵌于协同办公系统中,其重要模块电子审批因操作习惯的原因没有 真正启用,没有实现引进此套办公系统的最初目的,使得在财务报账审批流转中的

效率大大下降。目前,Y高校的审批流程依旧保持传统的当面审批报账材料阶段。 每一份业务的报账都需要领导面签,金额越大的业务需要经手面签的领导层级越多。 而领导们由于会议等原因不在办公室,经办人员只能等候的情况时有发生,相关领 导没有签批授权,报账流程就不能继续进行,给报账工作带来许多的不确定的因素。 传统管理理念的工作习惯制约财务管理信息化系统的发展。

    领导层是内部控制中控制环境的首要负责人,信息系统是控制活动的重要手段。 控制环境应适应控制活动的发展,控制活动推动控制环境的改变。Y高校内部控制 存在缺陷是控制环境没有与控制活动相协调,信息系统虽然上线使用但领导者还停 留在传统的审批习惯中,反而阻碍了信息化建设进程,使得效率大打折扣。要打破 原本的业务流程,就要改变习惯性思维,自上而下的进行流程再造和优化,特别需 要领导层的理解和支持,财务信息化建设不仅是财务部门自己的事情,更是全校各 部门共同完成的事情,需要大家团结努力、攻坚克难,这样才能有效的推动信息化建设的发展。 

    校内各部门根据自身经济业务的需要,分别通过自主研发或外部引进的方式建立了 信息管理系统。表3-5是Y高校目前各个职能部门业务系统使用情况。从表中可以看出, 各部门软件种类广、数量多、而且研发公司不同,造成部门之间相关业务的数据连接职能通过人工手段处理。例如人事处将每月教职工工资发送给财务处时候,因软件研发公 司不同,系统端口不能衔接,造成数据信息无法共享,只能通过人工手段传输两个系统

之间的信息,不仅大大增加重复工作、降低效率还容易产生错误。 

    国有资产管理中心、后勤管理中心、科研处对财务信 息的需求较大。国有资产中心需要铺租入账数据进行清缴;后勤管理中心需要水电 费支付情况和物业费缴费情况进行欠费追缴;科研处需要根据科研项目进展情况控 制经费使用进度。以铺租收入管理为例,随着国有资产管理制度的不断规范,学校 加强了对国有资产的管理,除成立国有资产管理中心外,还在财务处设立资产管理 专岗,负责每月统计铺租收入情况,反馈给国有资产管理中心,及时欠费清缴。目 前国有资产管理中心尚未建立铺租收入方面的管理系统,财务处的铺租收入数据无 法及时送达,只能通过人工统计报送的方式在每月末进行缴费、欠费的核算,信息

 沟通不畅产生的信息滞后性非常不利于国有资产管理。Y高校在2018年审计报告中 被披露国有资产管理存在漏洞,2017年应收铺租收入为718万元,应收未收铺面收 入40万元,占当年铺租收入总额的5.6%;2016年应收铺租为577万元,应收未收 铺租收入28万元,占当年铺租收入总额的4.9%,其中最长欠费时期达6个月之久。

造成这种情况的原因之一是财务处铺租收入信息无法及时反馈至国有资产管理部 门,导致相关部门没有及时进行欠费追缴,造成国有资产流失。国有资产管理中心 对财务信息需求的及时性没有得到满足,无法从财务处获得动态的铺面收入,进行有效管控。同时,因为收费系统与铺面管理系统不连通,人工统计工作量大、

效率低,阻碍了有关部门对铺面收入的管理。为避免国有资产继续流失,需要建立铺租收入管理的财务信息系统,让国有资产管理中心的将铺面编号、合同期限、月租金额等铺面数据共享到财务处来,让财务处铺面收入的信息及时反馈到管理中心,让信息有效流通,降低国有资产流失风险。 

    财务部门是学校经济业务的一个重要环节,也是学校资金管理的最后一个环节。 科研处、国有资产管理中心、人事处等各职能部门的资金流动数据都会汇总到财务 处来,形成巨大的信息数据库。通过对这些数据信息的整理、解读,在学校制定或 调整决策时有很大的参考价值。同时,也因为海量的数据信息,各个数据需求者在 进行数据提取时会因统计口径的不同产生两种不同的决策结果。例如,学校的校级 领导层希望改善教职工生活水平,需要在政策允许的合理范围内提高教职工待遇, 但财务处与人事处的测算报告产生矛盾。汇报材料的统计内容如表3—6所示,从财 务处的薪酬发放系统中提取的教职工人均年收入金额为lO.49万元高于绩效工资发 放标准10.2万元,统计结果是不允许调资;然而从人事处的人事管理系统中提取的 教职工人均年收入金额为9.76万元低于绩效工资发放标准10.2万元,统计结果是 允许调资。产生这两种截然不同的结论的原因,是人事处与财务处之间统计口径存 在差异,出现业务相关职能部门信息不对称的现象。因为统计人数基础不同,人事 处以行政事业单位在册在编人员为统计基数,财务处以全体在岗人员为基数,所以, 支付给部分非在编的聘用人员的薪酬就造成了此次统计结果的差异。

 

 


 


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