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高校财务管理信息化概述

时间:2021-3-31 14:51:23  作者:  来源:  查看:0  评论:0
内容摘要:1. 财务信息化概念    财务信息化是财务管理理论发展、计算机信息和互联网技术进步的产物,是未来财务工作的发展朝向。财务信息化是将机构组织的业务流程、收支数据、经费控制等数据信息整合在一起,通过服务器硬件设施和互联网技术将财务信息与组织的经济活动结合起来,做...

1. 财务信息化概念

    财务信息化是财务管理理论发展、计算机信息和互联网技术进步的产物,是未来财 务工作的发展朝向。财务信息化是将机构组织的业务流程、收支数据、经费控制等数据 信息整合在一起,通过服务器硬件设施和互联网技术将财务信息与组织的经济活动结合 起来,做到共享财务信息资源,达到改善内部财务管理业务流程、补充财务信息框架、 加速信息传递的作用,最终实现提高工作效率、增加资金使用收益、提升财务管理水平的目的。

    财务部门涉及的工作是经济活动中资金流出的最后环节,各部门对业务的审核意见 最终将会汇总到财务部门来,所以建设财务信息化系统是将组织机构中各个独立分散的 职能部门统一起来最有效的方式。通过对财务系统与各职能部门系统的数据连接,实现 共享信息数据,为机构组织的领导者提供及时、完整、可靠的财务信息,为各个职能部 门反馈项目进展情况和资金动态情况。不仅要满足运营业务经办的信息查询需求,也要 满足广大职工个人的信息查询需求,给予个人相关的财务信息查询服务,达到共享信息 资源的目的。在常规报账业务进行时,要把握事前调研、事中控制、事后分析的标准, 特别是在发生重点经济活动业务的时候,发挥风险预警的作用,确保财务工作的平稳运 行。对于财务信息资源,我们提倡鼓励进行大数据分析和研究,通过对以往数据的分析 总结,归纳出基于业务历史收益情况的财务报表,为领导层提供有力的决策参考和依据。 与此同时,也需要不断升级财务数据分析系统,拓展多功能途径,让各个信息需求方获 取对自己有价值的数据。财务管理信息化是依靠主体服务器为主交换平台,两端连接财 务系统和各职能部门业务系统,建立统一的数据采集口径标准,以业务资金流为线索将 各软件数据逻辑衔接起来,对数据进行分类整理,最大程度保证财务数据与相关业务部 门数据连贯一致,实现财务信息共享。

2. 高校财务管理概念

    财务管理是单位组织的一个重要组成部分,是依据财经法律法规、遵照财务管理的 原则,对资金进行筹资、投资、运营、分配等财务活动,处理与所有者、债权人、债务人、职工、政府机构等方方面面关系的一项综合性、广泛性经济管理工作H引。高校财务 管理指的就是高等院校通过设立专门的资金管理部门对学校运行中出现的各种经济活 动进行审核和控制,评估和预测现状,及时了解货币资金动态情况并调节分配结构,协 调学校内部组织关系,最终实现提升办学效益和增加社会声誉的目的,推动学校朝着战 略目标良性发展。高校财务管理主要由预决算编制、会计核算、科研审核、政府债券、 国有资产、基建项目、行政事业单位财务报告与分析、审计监督等组成。高校财务管理 的目标是不断降低学校教学和管理成本,提高学校的办学能力和综合竞争力,提高学校的整体价值,提高学校社会影响力。

    高校财务管理有着其自身的特点:首先,高等院校的资金来源以财政拨款为主,虽 然也通过多种方式自筹资金,但财政资金仍占据资金总体的大半部分。随着国家教育经 费管理的法律法规体系逐渐完善,预算精细化趋势明显,财政资金的使用不断规范,对 财务管理的要求也越来越高。其次,国家公共财政政策是高校财务管理的重要依据,这 使得高校财务管理的建立必须遵循预算制度、国库授权集中支付、政采制度等公共财政 政策及制度,严格遵守相关公共财政规定。再次,高校完全享有对学校自身人员、资金、 设施设备的独立支配权,在学校内部组织机构设置、人员配备、学科规划、人才引进等 方面都拥有充分的自主管理权限,这让高校财务管理更具灵活性。

    基于以上特点可以总结出,高校财务管理的主要任务就是在有限的财政资金投入 下,在符合公共财政政策制度的框架内,灵活运用自主权,做到资源分配最优、绩效效率最大的目标。

    高校财务管理信息化本质上就是为了提高财务信息时效性和准确性,运用财务 管理、计算机技术等知识,构建一个安全的环境,架立起平稳的信息传输通道,对 高校各种财务信息进行采集、分类、整理、保存,并及时提供给信息需求方的活动。

    高校财务管理信息化系统主要由四个部分组成,他们分别是会计账务系统、审 批控制系统、决策评估系统、信息传递系统。其中会计账务系统是整个体系的基础, 其作用记录每一笔业务发生的资金流动情况,按时准确的提供各个时点或时段的财 务信息;审批控制系统是重要的检验关卡,做到每笔资金的流动都有依有据;决策 评估系统则是财务管理信息化的功能的拓展,其作用是从各个角度来分析、评价财 务管理中的计划、提议以及决定等问题;信息传递系统是用于高校内外部之间的信 息往来输送。这些系统紧密结合、相互衔接是财务管理信息化成功的体现,能有力 推动高校财务信息化管理的发展。高校财务管理信息化能够在实现业务处理、会计核算的基础上,加强职能管理、审计监管,以各个项目资金之间的和谐关联度为衡量准则,运用预测、评估、控制 等手段,实现多种方式资金方案分析,优化资源配置,实现办学效益最大化的目标。 

    内部控制通俗来解释就是对组织的内部进行管理和控制。美国反虚假财务报告 委员会下属的“发起组织委员会”于1992年发布的《内部控制一整合框架》(又称 COS0报告)中公布了明确的概念:“内部控制是为实现经营的效率、实现资金的收 益、实现财务报表真实可靠、不违反法律法规和行业制度等目标的达成,对企业经 营的参与者包括董事层、经理层、部门管理层等进行影响,从而为实现目标提供合 理保证的过程。”H射归纳来说,内部控制就是对担任不同职务工作人员的进行有效监 督、管理和控制。内部控制的实施主要受五大因素影响,具体是控制环境、风险评 估、控制活动、信息和沟通以及控制监督。

     2012年,财政部发布的《行政事业单位内部控制规范(试行)》中第十八条规定: 单位需要充分利用当前先进科学技术手段提升内部控制水平,对信息系统建设设立 责任主管部门,坚持对口管理,将经济业务动态及内部控制制度融合到信息系统的 流程设置中,减少或消除相关经济业务参与者的操纵影响,保障系统信息的安全。 实现高校信息化内部控制的基础是各个部门具备与自身经济业务相符的业务管理系 统,各系统之间有有效管理和融合,才能实现信息化的内部控制职能,提高内部控 制的科学性、及时性和有效性。

在高校内部控制体系中,控制环境是基础和前提,支撑着整个内部控制体系的 运行,从而保证财务目标的实现。风险评估是底线和重要环节,在评估出高校的可 承受风险最大值后,权衡利弊,制定出合理的风险防范及应对措施,有力的规避或 降低学校发展过程中可能发生的内外部风险带来的不利影响,从而达到提前防范风 险的目的。控制活动是重要手段,能够确保高校内部各项规章制度的贯彻落实,做 到对经济业务活动的有效控制。信息和沟通是连接各组成要素之间的重要纽带,信 息的准确收集和有效传递,为高校内部控制体系的运作提供强有力的保障。控制监 督是对内部控制执行效果的评价和反馈,通过对内部控制的结构设计和执行现状进 行核查,对实施效果进行评估,及时反馈内部控制各环节出现的漏洞和问题,并予以解决和修正,所以控制监督是检测内部控制是否有效实施的信号灯。这五个要素 之间各自独立又互相联系,共同建立起一个完整的系统,为高校的持续发展提供了有力保障。

    在这里需要强调一下,信息和沟通贯穿内部控制系统的全程,它本身不成为具 体的控制措施,但它是一系列内部控制措施有效执行的前提条件。信息和沟通是指 信息在学校内部横向和纵向的传递:学校所有管理层必须从领导层得到清楚的信息, 认真履行其控制职责;所有教职工必须了解自己在整个内部控制系统中的位置和控 制关系;教职工必须有向上传递重要信息的途径。一旦出现信息沟通不畅,会降低 内部控制执行效果,出现参与者信息不对称的现象。例如,因天气原因无法按计划 开工的基建项目,会产生项目计划外的人工费及物料仓储的费用。受时间和空间限 制,财务人员难以对工程现场状况进行准确判断,而作为工程监理部门的后勤基建 处出于职能立场会提供费用合理化的信息隐藏不合理部分,所以在对这些衍生费用 进行审核时财务人员难以进行准确判断,不能对经费的支出情况进行控制,从一定 程度上造成岗位控制活动失效,进而对内部控制效果产生负面影响。由此可见,在 学校内部控制建设上,需要对信息传达、披露方面进行规范设定,通过设立时限、 规范信息格式、提供图片资料等方式进行多方面的信息沟通和传递。 

    著名研究学者Michael Hammer和]ame Champy在所出版的书籍《企业再造:企 业革命的宣言》中对流程再造给出明确解释:“业务流程再造理论是指通过持续引进 先进技术对原有的业务流程实施改造和优化,重新建立组织架构,最大限度的整合 各分支部门管理职能,以实现客户需求为最终目标,提升企业服务质量和提高企业 经营效率”。现如今,随着信息技术不断革新、波涛汹涌的市场竞争、全球一体化的 方向都使得组织必须顺应环境的改变做出调整,原有的管理层级只注重部分效率、 忽视整体利益的缺点逐渐暴露,使得组织难以在风云变幻的市场经济中存活下来, 面对这种不利情况组织不得不对自身流程进行改变,由此流程再造理论应运而生。 为实现预定的经济目的而产生的一系列活动被我们成为业务流程。流程再造理论是 指通过对原本存在的流程的拆解、分析、整理,进而改善甚至淘汰不适应现阶段发 展的落后环节,以发展现状为依据,对流程进行新的设计,构建全新且完善的业务流程的过程。

    高校财务管理发展过程告诉我们,由传统手工记账开始,发展到会计电算化时 代,再发展到网络化管理时代,原有的业务流程不仅分工模糊,而且环节冗长拖沓, 导致运行效率低下,落后的业务流程已不符合新形势下高校的运作模式,需要根据 发展形势对原业务流程暴露的缺陷进行修正,构建起全新的业务流程。利用流程再 造理论对不符合高校发展的流程进行重新设置,将其与财务信息化系统建设结合起 来,是实现高校财务信息化管理的重要途径。 随着高校的不断发展,先前运行的内部控制系统不足之处逐渐 显现,控制能力逐渐减弱,出现信息不对称等影响学校发展和决策的缺陷,使得原 系统之间的耦合效应减弱,此时需要启动业务流程再造,将缺陷环节进行改进修正, 增强系统耦合效应,建立起新的内部控制体系。

    流程再造的方法有两种,一是改造设计,是指在原有流程的基础上进行改造、完善; 二是零基设计,是指完全推翻原有的流程,依据自身需要设置全新的流程。我国高校一 般采用逐步推进型的改造设计,选择局部改造向整体改造推进的财务管理流程再造,提 升高校的财务管理效率,目的是满足流程再造的要求,又能减少对学校正常运转的负面 影响。Y高校也是采用渐进式的改造设计,不断优化原有流程,使其适应当下学校发展阶段的财务管理需求。 


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