经济管理论文

科研院所财务信息化体系建设的背景

时间:2021-3-3 15:27:35  作者:  来源:  查看:0  评论:0
内容摘要:    科研院所主要归属于事业单位,分为全拨款与半拨款事业单位,主要是“收支两条线”管理模式。收支两条线,是指具有收费和罚款没收职能的部门和单位,根据国家法律、法规和规章应收取的行政事业性收费(基金、附加)和罚没收入,按规定委托指定代收银行代收代缴或由执收执罚...

    科研院所主要归属于事业单位,分为全拨款与半拨款事业单位,主要是“收支两条线”管理模式。收支两条线,是指具有收费和罚款没收职能的部门和单位, 根据国家法律、法规和规章应收取的行政事业性收费(基金、附加)和罚没收入, 按规定委托指定代收银行代收代缴或由执收执罚单位直接收取并全额上缴国库 或预算外资金财政专户:部门和单位的人员经费、公用经费和办公所需的特殊经 费等,由财政部门根据实际情况纳入本级综合财政预算统筹安排1。

    科研院所有国库直接支付账户,这类账户的金额并不实际到达单位的账户 中,而是进行项目申报,由国家直接将款项拨付给相应单位,这样国家可以统筹资金,加强了资金的使用效率,明确资金用途,避免随意更改资金的使用意图, 能够对资金起到监督的职能。

    科研院所主要有两个财务账户,分别为零余额银行账户和基本账户,有些科 研院所会有重大专项课题专门的民口账户,会计核算应用事业单位会计制度,但 近期财政部下达文件进行《政府会计制度》试行,在2019年科研院所全面运用

《政府会计制度》,这对科研院所的会计制度进行了重新定义。 

    科研院所中任何经费入账都要通过几个部门共同协作才能使用,财务部门只 是其中的一环,而科研院所中课题组长一般都把重心放在科研工作中,大部分都 忽略了科研经费预算以及执行情况对于课题进展的影响,所以也导致了很多财务 信息只有财务人员知晓,也使得财务部门更多的时候处于“信息孤岛”的模式, 这也使得科研院所的财务信息化体系会存在以下特点:

    第一,及时的科研单位财务支出控制

    在传统的会计报销流程中,一般是科研人员手工填写单据,上交到财务部门 后,财务人员进行现金报销或领取支票、汇款等支付方式,等这些步骤全部完成 后会计进行记账,而这些工作都有相应的滞后性,很多情况下,例如:已经领取 支票或汇款的借款单据,实际款项已经支出,但是单据因为未进行核销而不能做 出任何处理,这样就不能进入会计的账目形成财务数据,使得财务部门的课题数 据并不是很及时准确。而且科研人员只有自己手工零星记录报销情况才能知道课 题的使用情况,财务部门的账目只有特定的财务人员才能进入查阅,这样使得财 数据并不透明,并且很多科研负责人并不懂财务的专业知识,对于一些账目他 们也无从理解。

在财务信息化体系建立后,科研院所的科研人员都在网上进行日常的报销流 程,它与会计核算系统是两个独立的个体,但是又有内在的联系,通过同步两个 系统的数据信息,使得财务信息化体系与会计核算系统中数据一致,这样可以使 科研人员查阅信息化系统就能直观的看到课题经费的使用情况。在财务信息化体 系建成后,只要科研人员在系统中填写报销或者借款单据,系统中就会将这部分 金额扣除,而且一目了然哪些是报销单据,哪些是借款单据,并且设定还款时间, 这样可以有效地控制个人往来款项的回款率,而科研人员也知道课题经费使用情 况,减轻了财务人员的繁琐工作,提高了工作效率。

    第二,科研单位精确的科目预算控制

    在传统的财务软件中只能体现课题的使用情况,但并不能确定课题是否超 支,很多情况都是三到五年的课题到最后审计的时候,科研人员把所有年度的课 题账目拷贝,自行手工计算课题每个科目的使用情况,这样大大的增加了工作的 繁琐度,而且还会有部分科目超支的情况,要协助事务所进行调整账目,这样就 大大加大了财务人员的工作。

在建立财务信息化体系后,将系统中的科目设置与不同类型的课题做期初预 算时的科目相符,这样建立账号后按科目进行预算管控,在课题经费到账后,由 科研处根据课题任务书进行录入每个项目的金额,这样课题人员在以后使用时可 以实时查看课题使用情况,比如材料费、劳务费、设备购置款等等比较常用的科目,这样会减少很多超支的情况。而且每个年度分别录入到账信息,这样能直接 明了的看到每年的到位经费和支出情况,也能查询课题整个历史年度的总额,这样为科研人员提供更有效的数据支持,体现了财务部门的服务能力。

 第三,科研单位清晰的计划控制 

    在传统的会计核算系统中,所有会计信息是按照会计制度指定的科目,所有数据也是按照会计科目来显示,这样的话只能体现会计核算信息化,并不能体现 财务管理方面的信息。

    在财务信息化体系建设后,在所有报销单据中要写明具体的明细,经办人和 报销人,财务信息化建设最主要体现在差旅费单据中必须标明时间、地点、天数、 出差人和出差补助等信息,这样财务人员在报销审核过程中可以直观的看到出差事宜的细节,这样在单据中就能体现财务的严谨性。 

第四,科研单位动态的内部成本控制

    内部成本控制大多数人的印象都只存在于企业当中,因为科研院所为事业单 位性质,并不需要进行成本控制,但是现如今,也存在很多科研院所是半拨款事 业单位,其所有收入并不只靠财政补助收入,也有一部分要靠自有资金的支持, 这样就体现了内部成本控制的重要性。

在科研院所,日常活动中有很多成本开支是为课题服务的,大部分都是课题 进行运用支出,这样这些内部成本是可以按照课题进行分配,例如:水电费、公 务用车、房租诸如类似的项目,这样可以大大地减少院所内部的日常开支。

在传统的会计核算系统并不能体现这一部分,有些科研院所将相应科目进行 辅助核算,可是手工计算繁琐,数据分摊不明,有很多情况是课题已经结题了, 相关部门还有很多支出未结算,这样数据完全滞后,影响以后课题经费以及院所 的日常支出,在财务信息化体系建立后,可以建立内部转账制度,实时填写单据以冲销行 政部门的支出来达到承担相应支出的方式进行结算,这样课题的日常支出清楚明了,行政部门的款项也可以及时收回。

    第五,科研单位高效率的审批流程 

    在传统的会计核算系统时,所有单据均为手工填写与录入,之后花大量的时间到处找各位领导签字,一是耽误科研人员的报销时间,二是增加领导的工作量, 如果赶上领导出差,那报销时间就要一拖再拖,这样增加了科研人员的时间成本。 在财务信息化体系建设后,在系统中录入每位职工的信息和电子签名,每一 位职工有自己的系统权限,当科研人员填写单据后系统会自动根据审核要求发送 到下一位领导的系统中,通过导入的电子签名进行审核,这样解决了找领导难的 问题,也使领导在外出差也一样可以处理所内事宜,这样大大地节约了领导的时

间。

第六,科研单位广泛的信息共享 

    在传统的会计核算系统中,科研人员将单据交到财务部门之后,信息就封闭在财务部门,很多会计数据只有专门的财务人员能查阅,而科研人员对自己的课 题经费却一无所知,而且现如今的科研人员对于会计的专业知识比并不是那么理 解,有很多情况下拷贝账目后也并不能看懂,所以这就加大了财务的工作量。

    在会计信息化体系建立后,科研人员能在系统中自己的账号下查阅课题经费 使用情况,根据不同人权限不同,查询的范围不同,合理管控系统的使用程度, 并且系统中都是简单明了的数据表格,通俗易懂,科研人员能得到及时的数据信 息,这样有利于提高财务管理的效果。 
    在科研院所建立财务信息化体系后,由以前的事后会计核算改为事前预算、 事中控制、事后分析的模式,随着国家对于科研院所的会计改革,财务信息化体 系的建立对财务管理起到了促进的作用。
第一,对财务核算的影响
    财务信息化体系的建立有很大的一部分是减轻了会计的工作量,从报销系统 中提前设定好不同课题的不同对应科目,这样很快就能将系统中填写的报销单据 转化为会计核算系统中的凭单,这样降低了会计机打的错误率,也降低了会计的
工作量。

    第二,对预算管理的影响 

    事业单位的“收支两条线”的管理模式导致科研院所是没有预算意识的,财

务信息化体系的建立使得科研院所必须进行事前预算、事中控制、事后分析。如 今科研院所实行的“零基预算”,财政补助收入每年根据单位实际情况向上级单 位进行资金申请,而自有资金财务人员根据各部门使用资金情况编制年度预算。 财务信息化体系的数据就需要特别准确,这样才能为下一年决策者做出准确决策 提供数据支持。

第三,对财务管理制度的影响

    在传统会计核算中科研院所中财务制度的建立并不完善,有很多情况是“传 承式”的制度延续,并没有实际正规文件规范财务制度,这样加大了财务部门相 关工作的实施。财务信息化体系的建立可以规范会计核算的方法和会计计划控 制,提高财务信息的准确性、完整性和及时性,对财务活动进行有效的监督。

第四,信息共享

    受到现行制度的影响,财务部门的相关信息相对滞后,并且其他部门并不了 解相关的财务信息,这样导致了财务部门成为了“信息孤岛”,而财务信息化体 系的建设缓解了这一问题,各个模块的系统整合了各个部门的资源,使得财务信 息更加透明。

    改革开放后,我国财务软件发展的最初阶段是会计电算化。这个阶段的财务 软件系统以简单核算为主,其目的是替代手工会计核算,减轻会计人员的劳动强 度,提高工作质量,其准确性可以避免人工计算的错误,同时促进会计工作向规 范化发展。但当时的管理软件也仅是为了满足财务人员日常的凭证录入、记账和 相关的报表填报工作,属于较低水平的财务软件。

    在上世纪90年代初,随着计划经济向市场经济的转化,我国的财务软件开 发如雨后春笋般涌现出来,尤其国家对于财务管理软件发布了很多利好政策,给 财务管理软件提供了很好的平台,使我国的财务管理信息化水平得到了前所未有 的发展,从简单的会计电算化软件发展为局部管理型财务软件,实现了从基础工 作到财务系统管理的理念突破。

    这段时期的财务管理软件利用先进的计算机技术完善各个系统模块和会计 核算的同步工作,设置不同课题类型的报销科目明细,同时从原有账务系统中剥 离出不同模块,包括涉及出纳的银行模块、个人往来款项模块、工资模块、固定 资产模块等,使财务人员将工作重心从底层核算提升到管理核算中来,通过建立 财务信息化体系,将财务模块与管理模块进行融合,增加管理功能在财务信息化

体系中的比重,提高企业管理水平与经济效益。 第一,在传统模式下,部门之间的沟通较少,很多信息都存在于财务部门,

很大部分时间都用在书面传递信息上,很多管理并不能直接传达到业务部门,有 些信息也很难实时的反馈给决策者。

第二,如今的会计信息化水平较低,更多的“管理型"会计信息化软件只停 留在研究成果中,现在的企业中并没有实践操作中达到系统应该有的功能。现在 的财务信息化只是减轻了会计人员的工作量,能够方便会计核算,生成一系列的 报表,但对于课题预算管控并没有达到期望值,现在的会计信息化软件更多的是 停留在会计核算的领域上,忽略了财务管理的功能和决策功能。只有当核算与管 理会计全面实行电算化,才叫做真正实现了财务信息化体系的建立。

    第三,在传统模式下,财务信息从来都是事后控制,很多情况的发生都是因 为财务数据的滞后性,如今的财务信息化体系的建立已经很完善了,基****做到 实时控制,在项目列表中可以看出根据不同年度的到账经费和支出明细以及借款 明细,这样能实时控制课题经费的余额。

    第四,在会计核算系统中,各个模块分成不同的账套,每个部门可以使用一 个账套,但其实很多会计信息都是隔离的状态,会计信息并不能很好的进行交换, 很多科研院所后勤部门和人事部门分别有自己的会计核算账套,但他们与会计核 算的账套并不在一个账套,有时会出现在财务部门的账套中此课题已经超支,但 在后勤的账套中依旧可以使用,这就给财务部门的工作带来很大的影响。而如今 的财务信息化系统的建立使得所有系统整合在一起,这样信息共享,使得财务数 据更加准确,也为决策者提供数据支持进行重要的决策。

    第五,以前科研院所中现金使用量较高,大部分的会计活动都是用现金,比 如发放劳务费和工资、差旅费报销,这样不利于会计的监督职能。在建立财务信 息化体系之后,随之进行支付方式的改革,现如今科研院所推广使用公务卡和汇 款方式,在巡视组进行审计时,也尤其对这部分支付方式监管严格,大量减少先 进的使用量,使得财务信息化体系的运行过程是能得到动态监管,增强了财政国 库管理制度。

    第六,虽说财务信息化体系建立理论上已经很完善了,但是实际操作中科研 院所并不能完全建立线上审核操作,更多的财务信息化体系在企业中实施比较好,在大部分的科研院所中财务信息化的步骤是先在系统中填写“普通报销单”、 “借款单”、“差旅报销单”,再去找各级领导签字,最后财务部门人工审核附 件是否合规。这样其实并没有有效的利用财务信息化体系建设为财务部门以及科研院所所带来的益处。 第七,如今国家对于科研院所的财务进行改革,极力推广财务信息化体系建设项目,可是大部分的科研院所会计模式虽很简单,但是历史遗留问题很严重, 很多财务信息化体系建设的前期基础工作并没有很完善,庞大的繁琐的整理工作 并没有专人负责,贸然的引进信息化系统使得软件并没有发挥最大的功效,有时 系统还会像鸡肋一样的存在,很多财务管理的功能并没有得到最好的发挥,还有 可能增加科研人员与财务人员的日常工作量。

    第八,科研院所缺乏复合型人才,虽说财务信息化体系并不需要很专业的计 算机知识,但是财务人员还是缺乏相应的实践经历,还有一些资深财务人员虽说 对财务核算很有经验,但是对接收计算机等新鲜事物的能力有所下降,青年财务 人员虽说对电算化等电脑软件比较熟练,但是对财务核算不是那么有经验,其次 有些计算机与会计核算方面的结合知识,财务人员更多的是依赖于相应软件公司 的技术人员。

    第九,目前,科研院所的财务信息化体系存在一定的风险,对于信息化体系 建设,科研院所未必会对硬件设施进行大规模的投入,而且如今的凭单不像是曾 经的纸质版,这些电子的会计信息如果不进行相应的备份保存,一旦丢失,将会 造成不可挽回的损失,而且电子化的会计信息,会使得有心人有意或无意进行攻 击,这样科研院所的相应网络是否安全,这将是一个大大的考验。 

    科研院所过去会计制度并不健全,会计核算相对落后,在开展财务信息化体 系建设工作后,主要有以下几点益处:

    第一,网上报销系统作为唯一的报销途径,在系统中填写单据支出资金,项 目管理中就会有显示记录这笔业务,系统与会计核算系统能保持上数据一致,并且对课题进行明细管理,能够在整体对课题支出进行统一管理。 

    第二,手工报销只能做到事后控制课题的资金使用情况,很多情况是课题超 支了并不知晓,在课题审计时经常出现劳务费或材料费、差旅费等常用科目超支,在事务所沟通后进行调整账目。网上报销系统中可以进行事前预算、事中控制、 事后分析,缓解了科研人员在期初做预算时对课题明细科目并不是很了解,加强对课题的财务管理。

    第三,随着国家对于科研院所的会计改革,提出了制定事业单位内部控制手 册,大量引进管理会计方面的人才,也是推动科研院所的财务理念由传统的财务会计向管理会计进行转变,虽说科研院所使用的资金为国有资金,但合理利用国 有资金成为必然的趋势,体现了建设财务信息化体系的必要性。

第四,在实际操作中会发现大部分的科研经费刚开始支出很谨慎,执行情况 并不是很好,科研人员对于课题的科研经费支出情况并不是很了解,有很多情况 是到了项目最后那一年产生大量进行支出,有些违背国家资金的使用规定。财务 信息化体系建设使财务信息透明,科研人员在账号下就可以清楚地查询到课题的 经费使用情况,这样有效的提高了课题预算的执行情况。

         第五,手工报销时大部分的权力集中在财务部门,人工审核会有主观性,会 对审核结果有偏差。财务信息化体系加强内部控制程度,将人员权限分离,财务内部权限不相容原理,加强了科研院所的内部控制管理。 科研院所实行财务信息化体系已经很长时间了,通过在企业中开展工作借鉴了很多成果,随着一些科研院所试行信息化体系,也总结出有科研院所特色的财 务信息化体系成果,希望能让其他院所看到信息化对于单位的积极影响,大力推 行财务信息化建设。 


 


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