会计职称论文

财务共享服务视角下的财务管理保障体系设计

时间:2021-1-15 13:05:18  作者:  来源:  查看:0  评论:0
内容摘要:1. 制度管理体系    制度本身是一种规范和约束,发挥提高组织效率,保障组织正常运营的重要作用。基于财务共享服务视角的财务管理信息化的构建对于 H 高校来说是一场重要的变革,财务处的组织结构、业务流程都会发生根本性的改变。所以优化制度管理体系是保障...

1. 制度管理体系

    制度本身是一种规范和约束,发挥提高组织效率,保障组织正常运营的重要作用。 基于财务共享服务视角的财务管理信息化的构建对于 H 高校来说是一场重要的变革, 财务处的组织结构、业务流程都会发生根本性的改变。所以优化制度管理体系是保障 这种改变顺利进行的基本要求。首先要梳理 H 高校现有制度规范,取长补短,制定出 合理有效的新制度体系;制度管理体系还需要不断更新、检查,保证其时刻满足国家 会计准则和财税制度以及当前 H 高校财务管理的需求。除了上级部门有比较完善的财 务管理制度外,H 高校还应当制定、完善自身的具体的管理制度。

    财务共享服务视角下,一切都以标准化的流程为基础,所以 H 高校可以将制度管 理体系以总体的业务流程来进行划分,将制度管理流程大致分为业务管理制度、财务 管理制度、会计核算制度、内部审计制度与绩效考核制度;还包括一些必须要遵循的 国家政策法规和信息化平台安全管理制度等。业务管理制度更多是指引性的制度文 件,如网上报销流程须知、物资采购流程须知等,主要是为了规范教职工、学生等人 员使用信息化平台办理业务而制定的。财务管理制度主要为了规范 H 高校财务工作, 把预算、收支、资金、资产等进行详细管理,甚至具体到某一项费用都有管理办法遵 循,使 H 高校财务工作最大程度地标准化。内部审计和考核制度的制订主要起到一个 监督的作用,做到责任到人,奖惩分明,以保障财务工作顺利进行。政策类管理制度 是关于国家会计准则、预算法则等具有方向指引的文件;信息化平台安全制度是为了 维护网络安全,保障信息化平台平稳运行而制订的,及时化解网络安全带来的风险。 

2. 质量管理体系
2.1 质量管理科学方法—PDCA 循环

    随着 H 高校财务管理信息化平台的实施,会计质量也是我们关心的重要话题,所 以应该建立和实施质量管理体系,有效控制业务质量风险,提升业务处理过程的可靠 性和时效性。全面质量管理是以质量为中心,所有人参与,试图通过管理方法让组织 所有成员满意,进而促使工作长期成功。“PDCA 循环”工作法是通过计划、执行、 检查、纠正四阶段持续改进工作中的质量问题。 

(1)计划阶段

    在此阶段我们应该信息化构建的现状,运用实地调研、头脑风暴法等多种方式可 能出现的各种问题,找出影响质量的关键因素,最重要的是确立质量目标,明确应该 达到的标准,比如审核工作标准等,并给出有效对策,形成质量管理计划表。 

    (2)执行阶段

    此阶段强调采取科学的具体实施方法完成计划、达到质量管理标准。更注重制度、 流程是否贯彻落实。执行阶段不仅需要制度约束,更需要运用绩效管理等手段增强人 员工作责任感,推动人员按照之前制定的计划和目标完成各自的工作。

(3)检查阶段 

    是对执行效果进行检查,找出执行过程中存在的问题,对计划执行结果进行总结。这是“全面质量管理”最重要环节。就业务层面而言,既可以检查会计核算工作中的 凭证、账表等,还可以定期查找工作短板,不断改进;就整体财务管理工作而言,可 以检查流程制度的规范性、人员效率情况以及信息安全性。

(4)纠正阶段 

    此阶段便是处理上一阶段总结出来的问题。对照最初指定的计划解决出现的问题,梳理达成目标情况。质量问题并不容易在一个管理循环中完全解决,对于遗留问题就 会转入下一个工作循环。信息化构建不是“一步到位”的工作,而是需要在实践中不 断发现问题、解决问题,逐步提升质量。

2.2 服务水平协议

    前面我们多次强调要时刻把握财务共享服务理念中服务性的特点,把财务管理核 心平台看作财务工厂,职能是为教职工等广大用户提供高质量的服务。对于服务质量 的保证,可以借鉴集团企业财务共享服务中心的做法,与各业务部门签订服务水平协 议,最大程度地满足客户的需求和期望。

    服务水平协议是为了保障服务性和可靠性,服务提供商与用户间签订的双向认可 协定。主要是为了明确服务提供商与用户之间的权利以及承诺,使所有职责落实到每 个具体的责任人。

    服务水平协议是服务关系管理中的重要组成部分,为信息化平台的运作奠定逻辑 基础。在平台运行之前,首先应该明确用户的期望值,了解用户需求,确保信息化平 台提供的服务与期望值是一样的。服务水平协议可以对服务内容、水平、质量、成本 以及双方权利义务等内容进行规定。比如说 H 高校教职工一直对学校报销怨声不断, 通过调研发现教职工一致认为学校报销难,时间持续太久,希望财务处可以提高工作 效率。那么我们就可以与用户签订服务水平协议,保证报销时间和质量,同时用户也 应该了解报销流程,减少不必要的错误,提高报销工作效率和质量。

3. 人员管理体系

   人员管理是成功构建、实施 H 高校财务管理信息化平台的重要保障。员工培训是 员工管理的核心范畴,是提高员工素质的重要方法。采用差异化培训的方式,将员工 培训分为共同性培训和岗位培训。共同性培训主要是提高工作人员的工作技和激发工 作热情,培养既懂财务又懂信息技术的人才。岗位性培训是针对每一个业务岗位进行 的,主要是将信息化平台的操作应用通过培训的方式教给大家。在培训之前,应该先 对培训需求进行调研,了解人员业务处理的难点,根据调研结果确定针对性强的培训 方案,目的是更迅速、更准确地提高全体财务人员业务操作能力,为工作的顺利进行 提供保障。

4. 绩效管理体系

    绩效管理是用于监控和管理组织绩效的方法、准则、过程和评价体系,涉及组织 运营管理的各个方面。H 高校进行财务管理信息化构建,组织结构与人员安排均发生 了很大的变化,再加上目前 H 高校财务部门并没有有效的绩效管理体系,工作人员缺 乏工作热情,所以应该借此机会,建立起一套完成的、配套的绩效管理体系。财务共 享模式下的绩效管理体系不仅包括员工工作绩效,还包括组织绩效。将二者进行结合, 对组织运营以及员工进行评估、激励,进而引导个体目标朝着组织共同目标发展,保 障信息化构建方案的顺利实施。

4.1 组织绩效管理体系

    组织绩效管理侧重于整体运营能力,而不局限于运营管理的某一方面。借助“平衡计分卡”从四个维度对 H 高校优化后的组织进行绩效指标评价。 

4.2 人员绩效管理体系

目前,H 高校财务处并没有完整的绩效管理体系,财务人员上下班甚至不需要打 卡考勤,整体工作氛围较懒散,对个人业绩没有标准的可实施的考核标准。而如今搭 建的信息化平台好比一个财务工厂,进行标准化的流程工作,不能没有一套完整的 绩效管理体系来激励、约束员工,所以 H 高校应该构建人员绩效管理体系,这也是保 障信息化平台顺利运行的重要保障体系。

    前文中把 H 高校财务处分为财务管理组与平台维护组,由于岗位、工作内容不同, 所以绩效考核指标也不一样,要根据岗位特点确定相关指标。财务管理组岗位可归纳4 大类业务处理岗位:财务审核岗(初审、复审)、具体财务工作的资产管理岗和款 项审核岗。同时平台维护组的平台维护岗也属于业务处理岗,一起纳入绩效管理体系。

    预算管理组、账务处理组、除了平台维护岗的平台组其他岗位工作以及 H 高校领 导层,由于没有显著的工作成果输出,所以工作量不好计算,绩效评价相对困难。针 对此类岗位应综合利用多种评价手段,如管理者绩效、360 度评估、个案评估等方式, 这需要在 H 高校财务管理信息化平台运行之后根据实际情况进行调整,以保证最大限 度地建立公平、公正、合理的评价体系。 

5.5 风险管理体系

风险是影响目标达成的不确定性。将财务共享服务理念引入到高校财务管理信息 化工作的确改变了传统财务管理的很多弊端,提高了整体的管控能力。但是这毕竟是 一种大胆的尝试和变革,涉及到组织结构调整、人员转型以及流程改造等问题,而这 种尝试和变革在优化 H 高校财务管理工作的同时,也催生了风险。

5.1 组织结构调整风险

   在搭建信息化平台之前,首先对 H 高校财务处的组织结构进行了调整,面临的风 险主要有组织结构调整不当、业务内容变更不适应以及制度制定不合理等,应对此类 风险的主要措施有:

    要争取学校领导层的支持和重视,需要根据财务工作的战略定位以及财务工作面 临的问题,对部门协作、组织架构进行优化。领导层的支持和要求是信息化构建顺利 进行的强大执行力。还要重新定义新组织结构中的角色和职责,明确端到端的流程负 责人,明确相应的人员职责,建立完善的组织管理标准。

5.2 人员转型风险

    由于组织结构的变化也会使岗位安排发生重大变化,人员很容易产生抵触情绪, 人员沟通难度大,同时工作内容的变化会给财务人员带来压力。若员工不能快速适应 工作内容的变化,可能出现错误操作,带来操作风险,这样非但没有提高工作效率, 反而会降低,影响信息化平台上业务的正常运转。应对此类风险的主要措施有:

   (1)基于新的组织结构和流程,应该制定新的岗位和职责,找出人员原来工作 和新工作内容的差异,为适应新的工作内容组织学习和培训,规范人员操作,使工作 人员快速融入到新的工作中。

    (2)频繁而密切的沟通。应主动组织管理人员与一般员工之间的沟通,了解员 工工作上的困难和忧虑,确保员工对未来的财务管理工作模式有清晰的认知。

    (3)承诺与兑现。可以适当对员工做出合理的承诺,激发员工的工作热情,同 时在员工达到预定的工作要求时,要进行承诺兑现,如果只承诺不兑现,会打击员工 对于组织的信任以及工作积极性。 

    基于财务共享服务的一大特点就是业务流程必须标准化、规范化,所以对 H 高校 现有的流程进行了改造,流程再造的是否合理会直接影响运作效率与效果。如果流程 再造不合理,新流程执行不力以及应变力不足等风险都会影响财务工作效率,造成运 营成本高。应对此类风险的主要措施有:

    (1)获得校领导支持。从上一章的流程再造可以看出,改造流程不仅改变了现 有业务流程处理的思路,还增加了诸多审核控制点,在流程再造前期很容易导致财务 人员产生严重的抵触情绪。此时如果校领导流程再造工作,便会有强大的执行能力, 工作更易开展。

   (2)进行可行性评估。在财务管理信息化构建之前,要对现有业务流程展开调 研工作,将同质业务环节进行统一、集中处理,并结合业务流程再造方案进行可行性 评估,确保再造后业务流程可以顺利开展。

    (3)循序渐进。可以先对 H 高校重要流程,比如预算管理、报销管理以及收费 管理流程进行优化再造,成功运转之后,再进行其他流程再造,切不可操之过急,适 得其反。 


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